Ata de reunião - como fazer?

Publicado em 22 de junho de 2020

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Provavelmente você já se deparou com a necessidade de desenvolver uma ata de reunião, principalmente, para a comprovação dos assuntos que foram tratados naquele momento de uma forma resumida e fidedigna.

Mas, primeiramente, é necessário entender: o que é uma ata? Pois bem, é um documento onde são mencionados os acordos de todas as questões discutidas durante a reunião, sendo possível analisar planos de ações e prazos para o devido cumprimento.

Como já tratado na publicação sobre reunião x produtividade, é de extrema relevância a eficácia das reuniões, para que os resultados sejam alcançados com sucesso.

As reuniões, podem ocorrer de forma presencial ou até mesmo, no meio digital. Presencial é quando todos participantes encontram-se reunidos pessoalmente em único local. Já a reunião digital é de forma remota, através da internet, sendo necessária a utilização de ferramentas de chamada de vídeo para auxiliar a comunicação com os participantes. Sem mencionar a possibilidade dos participantes estarem em locais diferentes.

Algumas observações são importantes serem analisadas, tais como:

- Antes de agendar uma reunião, é necessário ter uma pauta. Para que se possa conhecer o que será abordado, entender e saber o objetivo da reunião.

- Ter um responsável pela ata. É aquele que direciona os assuntos, além de não deixar nenhum assunto se perder. Muitas vezes, esse responsável é chamado de secretário da reunião, pois fará as anotações que são relevantes para redigir a ata definitiva.

- Se ocorrer um erro ao redigir a ata, no meio do texto recomenda-se o uso da palavra digo, e logo após a palavra correta, entre vírgulas. E se mesmo após a lavratura da ata observar um erro, será necessário frisar ao final do texto, com o termo: onde lê-se tal (o erro), leia-se tal (o correto);

- A ata deve ter título, de preferência que tenha um cabeçalho com sequencial numérico para uma futura conferência, como por exemplo, assembleia geral extraordinária 01/2020;

- Deve constar o local, a cidade, bem como a data e horário do início da reunião;

- Mencionar os nomes dos participantes e, se for em meio físico, todos assinam, ou ainda, fazer uma lista de presença com a identificação desta reunião, para que após o término da referida, todos tenham conhecimento do que foi tratado.

Feito isso, redigida a ata, direcione-a para as pessoas que compareceram.

Desenvolva com os colaboradores as atas de reuniões, pois os resultados trarão pontos positivos na organização da Serventia, além de documentar os acordos tratados naquele momento.

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