Preservação e conservação do acervo extrajudicial

As principais funções de uma serventia extrajudicial são oferecer segurança, autenticidade e eficácia em relação aos atos jurídicos. Diante o crescimento acelerado de informações, a preservação do acervo é muito importante para a manutenção do histórico das atividades cartorárias.

Os atos e registros arquivados são peças essenciais para que se possa entender, por exemplo, no Registro de Imóveis, como foi a história da construção de uma cidade e seus respectivos moradores. Se não houver livros e matrículas com os registros, como seria possível identificar a quem pertence uma determinada fração de terra ou imóvel?

A conservação de documentos tem como finalidade preservar essas informações, assegurar a integridade física e a qualidade no acesso aos dados.

Abaixo, estão listadas algumas práticas simples e eficazes para a preservação e conservação do acervo de sua Serventia:

- Local de armazenamento: mantenha-o em um local sem umidade e acúmulo de poeira. Posicione as estantes afastadas 5 centímetros das paredes, para auxiliar na ventilação do espaço interno. Não consuma alimentos e bebidas próximo do acervo, pois podem atrair roedores e insetos, tais como traças, cupins e besouros;

- Forma de armazenamento: não deixe papéis soltos e evite a utilização de clips e grampos para juntar folhas, pois ao longo do tempo podem ocorrer manchas de ferrugem. Se for necessário, utilize embalagens plásticas para armazenar os papéis soltos, garantindo melhor organização e proteção. Mantenha os livros de grandes dimensões na posição horizontal, não empilhando-os uns sobre os outros;

- Limpeza e manuseio: mantenha os livros e documentos limpos e organizados, utilizando um pano seco ou espanador. Ao manusear um livro, utilize, se possível, luvas para não gerar acúmulo de substâncias gordurosas sobre a superfície dos papéis, pois podem oxidar com o passar do tempo, o que ocasionará manchas amareladas, favorecendo um possível ataque biológico nas fibras da celulose. Evite fazer qualquer tipo de dobras nos cantos das páginas dos documentos com a intenção de marcá-las para leitura. Para tal, utilize um marcador de papel. Lembre-se sempre de limpar e secar as mãos antes e depois do uso dos livros, e se possível, manuseie-os em uma mesa vazia e cuide ao folhear cada página.

Além das boas práticas mencionadas acima, deverá ser realizada a digitalização de todo o acervo conforme recomendação da Corregedoria Geral da Justiça - CNJ nº 09, de 07.03.2013 e o Provimento da CGJ-CNJ nº 74/2018, pois essa é uma garantia eletrônica no caso de um sinistro ou extravio de um livro.

Difunda estas orientações entre todos os colaboradores para que o acervo esteja sempre em excelentes condições e que não haja nenhuma perda de informação.

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