Como gerenciar o correio eletrônico de forma profissional

O correio eletrônico, popularmente conhecido como “e-mail”, surgiu em meados da década de 70, por meio do engenheiro Ray Tomlinson, que carrega a marca de ter enviado a primeira mensagem eletrônica. A partir dessa data, o e-mail foi ganhando corpo, recursos e aplicações diversificadas e avançadas.

No Brasil, essa ferramenta de comunicação chegou nos anos 90, no início do uso da internet no país. Sua popularização ocorreu a partir de 1996, com a criação dos provedores gratuitos. 

Hoje, mesmo com a popularização das redes sociais da internet, o e-mail permanece em uma posição de destaque enquanto meio de comunicação, principalmente no universo empresarial e também no atendimento ao cliente.   

Um e-mail profissional bem escrito fornece ao destinatário uma mensagem amigável, clara, concisa e acionável. Aprender como escrever um e-mail que atenda a todos esses critérios pode exigir prática, por isso, é necessário prestar atenção em alguns detalhes:

Use etiqueta adequada - Inclua uma saudação cortês e um encerramento para soar amistoso e educado. Além disso, seja atencioso com o destinatário e com seu tempo. Por exemplo, a menos que seja uma emergência, evite enviar um e-mail a um contato pedindo algo fora do expediente ou enquanto ele estiver de licença;

Identificar o objetivo - Antes de escrever um e-mail, pergunte a si mesmo o que deseja que o destinatário faça após ler. Por exemplo, se deseja que o destinatário analise o relatório que anexou, diga a ele o que é o relatório, por que você precisa que ele o revise, que tipo de feedback você precisa e quando precisa concluir a tarefa;

Considere seu público - Ao escrever uma mensagem de e-mail profissional, certifique-se de que seu tom corresponda ao seu público. Por exemplo, se estiver enviando um e-mail para um executivo de negócios que nunca conheceu, mantenha o e-mail bem organizado e livre de piadas ou informalidades. Por outro lado, se estiver enviando um e-mail a um colega com quem você tem um bom relacionamento, use uma abordagem menos formal e mais amigável;

Seja conciso - Seja o mais breve possível, sem omitir informações importantes. Tente não abordar muitos assuntos de uma só vez, pois isso pode tornar sua mensagem longa e difícil de ler.  Ao editar seu e-mail, retire todas as informações irrelevantes para o assunto que você está abordando. Use frases curtas e simples, removendo palavras de preenchimento e informações estranhas. Isso tornará sua nota mais fácil de ler;

Revise seu e-mail - Um e-mail sem erros demonstra diligência e profissionalismo. Antes de enviar um e-mail, reserve um momento para verificar se há erros de ortografia, gramática ou sintaxe. Além disso, verifique novamente para garantir que incluiu todos os anexos que possa ter mencionado na mensagem. Se for um e-mail importante com interesses críticos, você pode pedir ao seu supervisor direto ou a um colega de confiança ler antes de enviá-lo;

Lembre-se de fazer o acompanhamento - A maioria das pessoas recebe vários e-mails por dia, então podem perder ou esquecer de responder à sua mensagem. Se o destinatário não responder em dois dias úteis, considere entrar em contato novamente reenviando o e-mail de forma amigável.

Além de sua importância funcional, entender como gerenciar e-mails oferece alguns benefícios que não podem ser descartados, ainda mais em uma rotina em que o tempo urge e na qual temos a impressão de que as 24 horas do dia são insuficientes para fazermos tudo o que precisamos, não é mesmo?

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