Melhore o processo interno da sua empresa

Realizar de forma mais rápida, mantendo o padrão de qualidade, são algumas das vantagens em investir na melhoria dos processos internos. Para realizar um serviço, por exemplo, é necessário uma sequência de etapas, e essa sequência é o que denominamos de processo. Alguns métodos são essenciais para contribuir nesta evolução.

O método PDCA é um deles, o qual corresponde a uma sigla em inglês, fazendo referência a estas quatro fases para a gestão:

- Plan: Planejar

- Do: Fazer, executar

- Check: Checar, verificar, mensurar

- Act: Agir.

O PDCA pode ser usado em qualquer processo, para que esteja sempre em um ciclo de melhoria contínua, e consequentemente, implantar padrões e aumentar os ganhos em eficiência. 

Para melhorar os processos, é preciso mapear todas as etapas que são necessárias para que o serviço e/ou produto seja realizado, ou seja, desde a solicitação do cliente até a conclusão do processo. É recomendado que seja priorizado o mapeamento nas áreas com maior impacto no cartório.

Classificar os processos através da utilização da ferramenta de gestão “matriz GUT”, para identificar a gravidade, urgência e a tendência de cada um deles é essencial para saber por onde começar. 

No momento do mapeamento é importante conversar com as pessoas que convivem com a rotina do cartório, pois elas vão identificar problemas que acontecem e vão ajudar a buscar ideias para a melhoria. Envolver as pessoas na tomada de decisão reduz a resistência à mudança, fortalecendo o compromisso e alinhamento dos objetivos. 

Todo esse trabalho de diagnóstico, planejamento, execução e mensuração precisa estar associado a objetivos claros, os quais devem se alinhar com o que a serventia deseja conquistar.

Use essas informações para avaliar onde o processo parece travar, em qual etapa o tempo de trabalho é maior ou onde estão os principais erros que impulsionam o retrabalho. Com o olhar nos dados você torna muito mais eficiente a identificação de pontos que precisam ser otimizados, facilitando a gestão e mapeamento de processos.

Buscar a otimização dos processos da sua serventia é um hábito saudável que deve ser constante. Quem tem as suas tarefas e deveres bem organizados vai entregar resultados melhores e, consequentemente, trará mais sucesso a todos. Faça da reforma de processos uma tarefa recorrente da sua equipe e aproveite os benefícios.

Cabe avaliar continuamente o desempenho e estar aberto a mudar outra vez. Afinal, a melhoria é contínua!

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