Ferramenta 5W2H e seus benefícios

A 5W2H é uma ferramenta utilizada para planejar e acompanhar as atividades necessárias para atingir um objetivo, representada por um checklist de ações que devem ser desenvolvidas em um projeto, sendo bastante usada para realizar o controle e a execução.

De origem japonesa, o 5W2H foi criado, inicialmente, para projetos de gestão por profissionais que realizavam estudos de qualidade, e atualmente é empregada nos mais variados projetos empresariais, independentemente do seu contexto e cenário de atuação.

A utilização de tal ferramenta permite que um processo em execução seja dividido em etapas estruturadas posteriormente a partir das perguntas, com o intuito de serem encontradas as falhas que impedem o término adequado do processo. O resultado de sua aplicação não é a indicação clara das falhas, mas sim sua exposição para uma análise mais acurada.

A sigla 5W2H é um acrônimo em inglês que representa as principais perguntas que devem ser feitas e respondidas ao investigar e relatar um fato ou situação. Agora, vamos conferir o que cada etapa significa. Vamos saber quais as perguntas-chaves para a aplicação da metodologia.

What (O quê?): aqui, deverá ser anotada a descrição do que se trata o problema, qual o objetivo do projeto e/ou mesmo a meta de melhoria que está sendo proposta para alcançar;

Where (Onde?): neste espaço, deverá ser registrada a informação do local envolvido pelo problema, ou seja, onde ele está inserido, seja um setor específico ou até mesmo em qual operação ou máquina de produção ele atua;

When (Quando?): a informação aqui é ligada a tempo, isto é, desde quando o problema ocorre e qual o prazo para resolução, assim como também as datas de entrega e o cronograma para cumprir o objetivo do projeto;

Why (Por quê?): nesta fase, deverá ser inserido o motivo pelo qual resolver este problema ou atingir a meta proposta é importante, ou seja, sob quais aspectos financeiros e qualitativos vale a pena seguir com a resolução deste problema e/ou com o alcance desta meta;

Who (Quem?): quem é ou são os responsáveis pela solução deste problema ou oportunidade de melhoria, qual a equipe designada para resolvê-lo e quem são os clientes internos ou externos são algumas das formas de responder este campo;

How (Como?): como funciona o processo pelo qual o problema faz parte é a pergunta a ser respondida, ou seja, quais as etapas, atividades e variáveis pertinentes que podem afetá-lo. Uma dica aqui é usar um fluxograma para melhor representá-lo;

How much (Quanto?): aqui, a informação pode ser ligada a quantidade e a custo, ou seja, quanto este problema já gerou de gastos para a área envolvida e/ou para toda a empresa, de quanto é o investimento necessário para resolvê-lo, assim como também qual a quantidade de processos e produtos que ele já afetou.

A ferramenta 5W2H é uma ótima oportunidade para o gestor que busca aprimorar o planejamento estratégico, avaliar as ações e monitorar possíveis problemas dentro da serventia.

Quando todos trabalham focados para colocar um plano de ação em prática, a ferramenta permite que o time aumente a capacidade de entrega no prazo estipulado, seja mais produtivo e focado, além de auxiliar no planejamento de recursos.

Você utiliza a metodologia 5W2H dentro do seu cartório? Compartilhe sua experiência nos comentários.