Gestão de processos

Processos internos são a estruturação de fluxos de trabalho para qualquer tarefa ou atividade realizada dentro de uma organização. Eles ajudam a estruturar a rotina de demandas e a aumentar a produtividade, evitando principalmente atrasos e retrabalho.

Isso também vale para as serventias extrajudiciais, pois também estão sempre buscando o aperfeiçoamento do seu trabalho. Afinal, a saúde dos processos afeta diretamente o desempenho e a melhoria de processos e tem sido um conceito bastante estudado por profissionais da gestão.

É importante analisar o cenário atual e entender onde estão as oportunidades de melhoria, por meio de uma abordagem disciplinada. A ideia é identificar as melhores formas de aplicar recursos, eliminar etapas desnecessárias, agilizar as entregas e melhorar a qualidade do serviço realizado.

Mapear e resolver os pontos de melhorias nos processos é um exercício interessante porque normalmente causa impactos imediatos nos custos dos processos. Um processo que possui várias brechas e momentos de enfileiramento utiliza recursos desnecessários que poderiam ser investidos em outras demandas.

Mas nem sempre os processos a serem melhorados estão relacionados a despesas em excesso. Existem alguns casos em que o que precisa ser otimizado é a produtividade e a diminuição de tempo para realizar algumas atividades. 

As maiores causas de imperfeições em processos é o descontrole do tempo durante a produtividade. Uma vez que os gargalos são fatores limitantes da velocidade da sua produção, eles ocasionam desperdícios de tempo e de dinheiro, pois restringem a eficácia do processo. Assim, identificar estes gargalos e traçar estratégias de eliminação é essencial para aumentar sua produtividade.

Empresas que buscam por melhores resultados podem se surpreender com a aplicação da melhoria de processos. A execução de processos de forma mais ágil e com otimização de recursos se reflete nos números conquistados ao final de cada período de avaliação.

É preciso levar em consideração que um novo modelo de trabalho pode assustar as pessoas. Por isso, é necessário realizar treinamentos antes das mudanças e acompanhar os envolvidos logo após a implantação da melhoria. Isso é chamado de operação assistida e visa minimizar os impactos do novo processo no cotidiano dos colaboradores. 

O monitoramento visa medir o processo para que a melhoria seja contínua. Em outras palavras, ele deve assegurar que os processos estejam sempre saudáveis.

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